知らなきゃ損!フリーランスエンジニアが経費にできるもの13選とおすすめソフト

「フリーランス1年目だけど、何を経費に入れればいいのかわからない…」
「フリーランスエンジニアが経費にできるものを知りたい!」
「フリーランスエンジニアが経費にできるものとできないものの違いは?」

あなたこんな悩みを持っていませんか?

経費にできるものやできないものって曖昧で分かりづらいですよね。税務に関する知識が少なく、確定申告間際になって困っている方も多いでしょう。

申告漏れをした場合には罰金があったり、逮捕されてしまうケースもあるので注意しなければいけません。

そこで今回は、フリーランスエンジニアが経費にできるもの13選について紹介します。そのほかにも経費にできないものやおすすめの会計ソフトまで紹介しますよ。

最後まで見れば、経費についてよくわかるようになっています。

それでは、参りましょう。

フリーランスエンジニアが経費にできるものとできないものの違いは?

結論からいうと、仕事上必要だったものを経費として計上できますよ。

例えば、仕事の契約や相談等でカフェを使った場合、そのカフェ代金は経費として計上できます。

しかし、友達とプライベートで雑談にカフェを使った場合、経費として計上されません。

つまり、仕事に関係しているものは全て経費にできるのです。

確定申告の時に、税務署の方が「これは何に使ったの?」と聞いてくることがあります。経費として計上するものはどんなことに使ったのかしっかり覚えておくようにしましょう。

フリーランスエンジニアが経費にできるもの13選

いよいよここからは、フリーランスエンジニアが経費できるもの13選を紹介します。

経費できるものは以下の項目になりますよ。

項目詳細
通信費インターネット、携帯電話、FAXなど
減価償却費10万以上のPC、車、ソフトウェア
消耗品費プリンターのインク、紙、机、椅子など
新聞図書費本、新聞、雑誌
広告宣伝費名刺、プロバイダー費用、サーバー費用など
接待交際費お土産代、接待飲食代、香典など
交通費定期券、バス代、Suicaチャージなど
水道光熱費電気料金、ガス料金など
地代家賃事務所の家賃、駐車場代など
支払い手数料振り込み手数料など
外注工賃外部の業者に頼んだなど
諸会費商工会議所の会費、自治体の会費など
租税公課収入印紙、パスポート交付手数料など

数が多いですが、それぞれ解説しますね。

通信費

通信費は、インターネット関連の費用や電話料金などが通信費に分類されます。

電話料金は仕事用とプライベート用同じ電話を使っている場合、一部を通信費の費用として計上できますよ。

例えば、仕事50%、プライベート50%の使用率の時は、仕事50%を通信費にすることができます。

近年では、インターネットが普及しているので通信費関連の費用が増加する傾向がありますね。

減価償却費

減価償却費とは、購入したものを全額計上せず耐用年数に応じて分配し、金額を計上するものです。

減価償却する理由は、購入費用をそのまま計上するとその年の正しい利益がわからなくなるのです。

例えば、100万の車を買ったとして耐用年数が10年だったとします。その時は、1年の確定申告の時に、10万円を減価償却費として計上するのです。

減価償却費に計上する1つのラインが10万円以上する物になります。車や10万円以上のPCなどが当てはまりますよ。

消耗品費

消耗品費は、10万円以下のものや耐用年数が1年未満のものが当てはまります。

注意点は、1つか1セットあたりのものが10万円以下の場合が消耗品に計上されますよ。

例えば、机と椅子のセットを買ったときはセットで買った料金が計上され、事務机の1つ買った場合は1つの料金を計上します。

買ったもので、計上する方法が変わりますので注意しましょう。

新聞図書費

書籍・新聞・雑誌は『新聞図書費』に分類されます。

法人は新聞は経費になりますが、フリーランスエンジニアは事業に関係あるかが経費の分かれ道です。

その他の注意点は本のセットが10万円以上する場合は「減価償却費」として計上するのが決まりになっています。

本が1つずつ買える場合は、「新聞図書費」として計上できますよ。

広告宣伝費

事業の広告を作成したり、宣伝したものは広告宣伝費として計上できます。

例えば、自分の名刺を作ったり、インターネット広告を使った時は広告宣伝費になりますよ。

その他にも、ブログのドメイン代金だったり、電話代、ハガキなど会社の広告や宣伝目的で使われたものは全て入ります。

ちなみに交際費とは違い広告宣伝費は「不特定多数の人に宣伝すること」とされています。特定の人物に対して取引するのは、交際費として計上されるので注意しましょう。

接待交際費

交渉がスムーズに進むことで時には、取引先と食事やゴルフをすることもあるでしょう。その時は、接待交際費として計上します。

食事やゴルフ以外にも、お土産やお中元、お歳暮など事業に関係のある人は経費にできますよ。

交際費に似たものに「会議費」というものがあります。会議費は、取引先の社外以外の人が会議に参加しており、1人5,000円以下の場合です。

交通費

仕事に行く時の交通費や出張の際の旅費などは、全て交通費として入ります。

経費として計上する時は、しっかり領収書をもらいましょう。もし、領収書がもらえなかった場合は日付、目的、行先、金額をまとめた書類を作成しておいてください。

交通費の例は、仕事場に行くまでの定期代やバス代、Suicaチャージ、コインパーキングの駐車場代も当てはまります。

フリーランスエンジニアでも事務所を持つことや、出張で全国を飛び回ることもあると思いますので、交通費はしっかり理解しておきましょう。

水道光熱費

事務所や工場で使った水道や電気、灯油、ガスは全て水道光熱費として計上されます。

事務所を持っている場合、事務所に来た水道光熱費をそのまま計上すれば大丈夫です。しかし、仕事場が自宅の場合は、仕事で使った分を計上できます。

プライベートで使った水道光熱費と仕事で使った水道光熱費を仕事部屋の面積や使用時間によって割合を出し、その分を計上できますよ。

地代家賃

事務所や事務所の駐車場の代金は全て地代家賃に入ります。

こちらも水道光熱費と同じように、事務所を持っていればそのまま計上。自宅と仕事場が一緒の場合は、仕事部屋の面積や使用時間で割合を出し、出した割合の金額を計上できます。

例えば、家賃10万円のマンションで自宅7割、仕事3割で使用している場合

  • 地代家賃30,000円
  • 事業主貸70,000円

になります。仕事場が自宅の人は、合法的に家賃を下げられるので積極的に利用したいですね。

支払い手数料

事業用に借入した支払い手数料や住宅ローンや自動車ローンなどは、経費として計上できます。

フリーランスエンジニアの場合、外注した会社にお金を振り込む手数料も経費として計上されます。

クラウドソーシングなどでお金を振り込む時もあるのでしっかり覚えておきましょう。

外注工賃

次に、外注工賃です。

仕事で、第三者に業務を委託してもらうことを外注すると言います。ここでは外注工賃として説明しますが、他にも外注費、業務委託費とも呼ばれており全て意味は同じです。

例えば、自社のホームページを外注して作ってもらった場合は、その費用を「外注工賃」として計上することができます。

注意点は源泉徴収の時です。外注先が会社だった場合は源泉徴収の必要がありません。

しかし、外注先がフリーランスデザイナーだった場合は、支払い側が源泉徴収をします。源泉徴収税は支払い側が一時預かり、税務署に払うのです。

例えば、外注工賃10万円を源泉徴収するときの仕分け方は源泉徴収の税率10.21%を引いて以下になります。

借方勘定貸方勘定
外注工賃10万円現金・預金8万9,790円
および預かり金1万210円

源泉徴収税の計算は業務や報酬額によって変化しますので注意しましょう。

諸会費

諸会費とは、業務に関連して加入している商工会議所や自治体に支払うお金のことです。具体的にいうと、年会費や組合費、賦課金は諸会費に含まれます。

注意点は、商工会議所や自治体で行う新年会や忘年会など飲み会は諸会費ではなく、交際費として計上しましょう。諸会費で計上するものは会費だけです。

諸会費と交際費しっかり分けて計上しましょう。

租税公課

租税公課とは、国税や地方税に当たる「租税」と国や公共団体に納める課金「公課」を合わせたものです。

租税の代表として、登録免許税や印紙税、固定資産税、不動産取得税、自動車税などがあり、公課の代表は印鑑登録や住民票の発行手数料や公共サービスの手数料などがあげられます。

もちろん事業に関係するものでないと経費になりませんので、注意しましょう。

フリーランスエンジニアが経費できないもの4選

ここまでフリーランスエンジニアが経費できるものを解説しましたが、経費にできるものが意外と多いことがわかりましたね。

「これは経費にできるのでは?」
「なんとか経費として落としたい!」

と感じた方もいるでしょう。しかし、経費は事業に関係のあるものが原則です。経費にできないものは以下の4つです。

  • プライベートでの食事
  • 所得税や住民税
  • 健康診断の費用
  • プライベートでの家賃や水道光熱費、駐車場代

なんでも経費として落とすことはいけません。ヘタをすると税務署から厳しく追求されたり、罰則を受けることもありますので注意してください。

プライベートでの食事

事業に関係のあるものは交際費として経費に計上できますが、プライベートでの食事は事業には関係ないもので、経費と認められません。

例えば、仕事仲間と一緒に食事の時でも仕事のことで相談相手がいる場合には経費になります。反対にただの食事の場合はプライベートでの食事になり経費になりません。

もし経費に計上しバレてしまった場合、未払い分の税金+最大40%の追加税を払うことになるので注意しましょう。

税務署から怒られるだけでなく、最大40%の追加税も払うことになりますのでいいことがありませんね。

仕事とプライベートの領収書は普段からしっかり分けておきましょう。

所得税や住民税

実は、所得税や住民税は経費になりません。

理由は、この2つは業務や事業に関係なく払う必要があるからです。

しかし、事業用の印紙税や個人事業税は経費として計上できますよ。個人の税金なのか、事業の税金なのか普段からしっかり分けておくことが大事です。

健康診断の費用

「健康な体を維持し続けるために、健康診断を受ける」一見仕事に関係ありそうでもっともな理由だと思います。しかし、健康診断の費用は経費になりません。

その理由は、事業主の健康診断が義務化されていないからです。

健康診断はサラリーマンの場合、会社が社員の健康を守る義務があるので健康診断を行います。

しかし、事業主は健康診断が義務化されていないので健康診断を受ける時は、全て自己負担になるのです。

それでもフリーランスエンジニアの場合、基本1人で仕事します。自分が倒れたら収入も0になるので、年に1回健康診断は受けた方がいいですよ。

プライベートでの家賃や水道光熱費、駐車場代

プライベートの家賃や水道光熱費、駐車場代は経費になりません。

理由は、経費は事業に関係があるのだけしか計上できないからです。

しかし、事務所が自宅の場合、家賃と水道光熱費の一部は経費にでき、言葉で『按分(あんぶん)』するといいます。

按分しないと家賃が丸ごと経費になって税金が小さくなります。その場合、過少申告税が課せられてしまい追加で税金を払うことになるので按分はしっかり行ましょう。

フリーランスエンジニアにおすすめの会計ソフト3選

ここまで、フリーランスエンジニアが経費にできるもの・できないものを解説しました。しかし、1から自分の手で確定申告書を作るのは骨が折れますよね。

今は誰でも簡単に確定申告書を作れる会計ソフトがあります。今回紹介する会計ソフトは3つです。

  • freee
  • 弥生の青色確定申告オンライン
  • マネーフォワードクラウド確定申告

簿記の知識がなくても、簡単に青色確定申告書が作れてますよ。

freee

freeのトップページのイメージ画像です。
出典元:freee

まず、クラウド会計大手のfreeeです。

freeeの魅力は、◯Xを選択するだけで簡単に確定申告ができることですね。そのほかにも開業届や見積書も作れます。

アプリにも対応しており、外出先でレシートをカメラに読み込ませるだけで日付や金額を記録してくれます。スマホで簡単にできるのはいいですよね。

月額980円しますが機能が充実しているので、会計ソフトで迷ったらとりあえずfreeeを選んでおけば間違いないでしょう。

弥生の青色申告オンライン

弥生の青色申告オンラインのトップページのイメージ画像です。
出典元:弥生の青色申告オンライン

こちらも人気があるクラウド会計ソフトです。

魅力は価格が安いことですね。年払いで8,800円(税込)しますが、月額で計算すると733円で、業界最安になっています。

現在、キャンペーンを行っており8,800円のセルフプランが1年無料で使うことができますよ。もちろん、確定申告の作成も可能です。

しかし、セルフプランは電話の質問やサポートができないプランになっています。確定申告が慣れている人向けのクラウド会計ソフトですね。

マネーフォワードクラウド確定申告

出典元:マネーフォワードクラウド確定申告

マネーフォワードクラウド確定申告は、スマポアプリ「マネーフォワードME」と連携することができ、銀行やクレジットカードで連携した情報を取得してくれます。

面倒な仕分け作業もAIが自動で行い、学習すればするほど精度も上がっていきますよ。白色・青色両方に対応しており、決算書も同時に作成可能です。

料金は、1年9,600円〜になっており、必要最低限で面倒な確定申告を終わらせることができますね。

フリーランスエンジニアが経費について学ぶのにおすすめな本3選

経費にできるもの・できないものや会計ソフトまで解説しました。経費は知れば知るほどあいまいな制度で「もっと経費について調べてみたい!」と思いませんか?

そこで、経費についてもっと知りたい人のためにおすすめな本を3つ紹介します。

  • お金のこと何もわからないままフリーランスになっちゃいましたが税金で損しない方法を教えてください!
  • ようこそ! フリーランス1年生 ぶっちゃけ知らないと損する税金と領収書の教科書
  • スマホでかんたん確定申告 ~青色申告をラクに済ませるfreeeの使い方から節税のコツ

経費についてわかりやすく解説されていますので、気になった本から選んでみてくださいね。

お金のこと何もわからないままフリーランスになっちゃいましたが税金で損しない方法を教えてください!

2018年に発売されて、今の売れているフリーランス税金本のベストセラーです。

税金のことを何も知らない新米フリーランス漫画家あんじゅ先生が、税理士の大河内薫さんと一緒に税金について学んでいくお話になっています。

実体験を元にマンガ形式で書かれているので、税金という難しい話がわかりやすく解説されていますよ。

税金の基本から節税の方法、ふるさと納税、iDecoについても解説しているので入門書にはうってつけです。

ようこそ! フリーランス1年生 ぶっちゃけ知らないと損する税金と領収書の教科書

「これは、経費になるのかなぁ?」と思っている人は、この本はきっと役に立つでしょう。

著者は、「フリーランス1年目は税金を多く払い過ぎる傾向がある」と言っています。

本のタイトルにある領収書をメインにどう経費にするのかイラストやマンガでわかりやすく解説していますよ。

曖昧な税金の世界だからこそ、意外に経費として通ることが多いのだそうです。税金はキチンと納めることは当たり前ですが、節税することは悪いことではなくいいことですよ。

スマホでかんたん確定申告 ~青色申告をラクに済ませるfreeeの使い方から節税のコツ

3つ目は、上記で紹介したクラウド会計freeeの使い方の本です。

この本ではなぜ確定申告が必要なのかという基本的な解説から、クレジットカードの登録方法やレシートの登録、経費の付け方、確定申告のやり方までfreeeでできることがギュッと詰まった本になっています。

freeeの導入を考えている人におすすめです。

まとめ

今回は、知らなきゃ損!フリーランスエンジニアが経費にできるもの13選からおすすめソフトまでを紹介しました。

フリーランスエンジニアが経費できるものは以下の13の項目でしたね。

  • 通信費
  • 減価償却費
  • 消耗品費
  • 書籍・新聞・雑誌
  • 広告宣伝費
  • 接待交際費
  • 交通費
  • 水道光熱費
  • 地代家賃
  • 支払い手数料
  • 外注工賃
  • 諸会費
  • 租税公課

しかし、仕事に関係のあるものだけが経費になります。プライベートなものまで経費で落とさないように注意しましょう。

フリーランスエンジニアは自分で確定申告をしないといけませんが、確定申告を行うことで大きな節税が見込めます。

面倒な作業ですが、クラウド会計を使って効率的に終わらせましょう。